1. Un freelance coûte dès qu'il est engagé : comptez son prix au devis accepté, pas à sa facture.
2. Ajoutez le temps de coordination de votre équipe : brief, suivi, relecture, intégration.
3. Fixez avant de signer le prix maximal à accepter pour que le projet vous laisse ce que vous visez.
Beaucoup de petites agences et de studios travaillent avec des indépendants : un développeur pour une fonctionnalité, un illustrateur, un motion designer, un rédacteur. C'est une force. On répond à plus de projets, avec les bonnes compétences, sans recruter.
Le piège est dans le calendrier. La facture du freelance arrive souvent à la fin de sa mission, parfois le mois suivant. Pendant toute la durée du projet, ce coût n'apparaît nulle part, et le projet a l'air plus rentable qu'il ne l'est.
Compter le coût au moment de l'engagement
Dès que vous acceptez le devis d'un freelance, son montant appartient au projet. C'est un coût engagé : il n'est pas encore payé, mais il est certain. Le compter tout de suite évite la mauvaise surprise de la fin, quand il est trop tard pour ajuster.
En pratique : notez le montant accepté sur la fiche du projet le jour où vous dites oui au freelance, et remplacez-le par le montant réel quand la facture arrive.
Le temps que le freelance demande à votre équipe
Un freelance ne travaille pas seul. Quelqu'un dans votre équipe rédige le brief, répond à ses questions, relit son travail, l'intègre au reste du projet et transmet les retours du client. Ce temps-là ne figure ni sur sa facture, ni dans votre comptabilité.
Selon les projets, il va de quelques heures à plusieurs jours. Il mérite d'être compté comme le reste, surtout quand plusieurs freelances interviennent sur le même projet.
L'exemple
Un projet vendu 6 000 €. Un développeur freelance à 2 000 €. Votre équipe y passe 30 heures, plus 6 heures de coordination avec le freelance, à un coût horaire réel de 45 €.
6 000 − 2 000 − (30 × 45) − (6 × 45) = 6 000 − 2 000 − 1 350 − 270 = 2 380 € qui vous restent.
Sans la coordination, on aurait compté 2 650 €. Sans le freelance, tant que sa facture n'est pas arrivée, on aurait cru à 4 650 €.
Le prix maximal à accepter
Le meilleur moment pour décider, c'est avant d'engager le freelance. Partez de ce que vous voulez qu'il vous reste, et remontez :
Prix maximal du freelance = prix vendu − ce que vous voulez garder − temps de votre équipe (coordination comprise) × coût horaire.
Avec l'exemple : pour garder 2 000 €, 6 000 − 2 000 − 1 620 = 2 380 € au maximum pour le freelance.
Si son devis dépasse ce montant, vous avez trois options : ajuster le périmètre de sa mission, revoir votre prix de vente, ou accepter de garder moins sur ce projet, en le sachant.
Le récapitulatif
| Un projet à 6 000 € | Montant |
|---|---|
| Freelance (compté dès l'engagement) | 2 000 € |
| Temps de l'équipe, 30 h × 45 € | 1 350 € |
| Coordination du freelance, 6 h × 45 € | 270 € |
| Ce qui vous reste | 2 380 € |