Marge par projet : ce que votre comptabilité ne vous montre pas

Pennylane, Qonto, votre expert-comptable : les outils de gestion financière n'ont jamais été aussi bons. Ils catégorisent chaque dépense, rapprochent chaque facture, et la facturation électronique va encore les rendre plus précis. Pourtant, posez-leur une question simple : « Combien m'a rapporté le projet Dupont ? » La réponse sera presque toujours trop belle.

Ce n'est pas un défaut de ces outils. C'est une question de nature : ils voient l'argent. Or dans une entreprise de services qui vend au forfait, le premier coût d'un projet n'est pas une facture fournisseur. C'est le temps.

Ce que la comptabilité voit, et ce qu'elle ne voit pas

Un logiciel de comptabilité sait affecter une vente au projet Dupont, et la facture du freelance qui y a travaillé. Avec des catégories ou des axes analytiques, il sait même les regrouper par client. Mais votre graphiste, votre chef de projet, et vous-même êtes payés par un salaire, une fois par mois, en une seule ligne. Cette ligne ne dit pas que la moitié du mois est partie dans les retouches du projet Dupont.

Résultat : dans les chiffres, le temps de l'équipe est réparti sur toute l'entreprise, au lieu de peser sur le projet qui l'a consommé. Les projets qui ont coûté des dizaines d'heures en plus ont l'air aussi rentables que les autres.

L'exemple : le même projet, deux marges

Les deux chiffres sont exacts. Le premier répond à « combien d'argent est sorti pour ce projet ». Le second répond à « qu'est-ce que ce projet m'a rapporté ». Seul le second aide à décider : relever un tarif, refuser un type de projet, facturer un avenant.

Et l'écart grandit avec les retouches. Si ce même site avait demandé 20 heures de plus (des allers-retours au-delà du devis, deux réunions de trop), la comptabilité afficherait toujours 4 200 €. La vraie marge, elle, tomberait à 600 €.

Calculer la vraie marge, à la main

Pas besoin d'outil pour la première fois. Prenez un projet au forfait déjà livré, et réunissez trois chiffres :

• Le prix vendu, avenants compris.
• Les achats et la sous-traitance rattachés au projet : votre comptabilité les a.
• Les heures passées, par personne. C'est le chiffre qui manque presque toujours.

Pour les heures, reconstituez le projet étape par étape : le brief, la création, chaque série de retours, les réunions (une réunion d'une heure à trois personnes compte trois heures), la production, la livraison. Ce sera une estimation, et c'est déjà beaucoup mieux que zéro.

Multipliez ensuite les heures par votre coût horaire réel, celui qui tient compte des charges et des heures non facturables. Il est presque toujours plus élevé qu'un salaire divisé par 151,67 : la méthode est dans notre article sur le coût horaire d'une agence. Le calculateur de marge fait l'opération pour vous.

Pourquoi on ne le fait pas

Tout le monde sait que le temps compte. Si personne ne le mesure, c'est que la feuille d'heures est la tâche la plus détestée des petites équipes : on la remplit le vendredi, de mémoire, ou on ne la remplit pas. Et un temps mal relevé donne une marge fausse, ce qui est pire que pas de marge du tout.

La solution n'est donc pas de demander plus de discipline à l'équipe, mais de compter le temps sans elle : reprendre les réunions de l'agenda, le temps passé dans les outils de travail, et laisser chacun valider le sien d'un clic.

Gardez votre comptabilité

Rien de tout cela ne demande de quitter Pennylane, Qonto ou votre expert-comptable. Ils restent la référence pour la facturation, la trésorerie et la facture électronique. Il leur manque une seule donnée pour parler de rentabilité par projet : le temps. C'est celle qu'il faut ajouter, pas l'outil qu'il faut remplacer.

Le récapitulatif